管理部門での仕事ってどんな仕事？

わたしの働いてる部署

管理部門と一言で言っても会社によって実に多種多様な管理部門があると思います。分かりやすいのは、ヒトを管理する人事、カネを管理する経理、もろもろ管理する総務といったとこですかね。

個人の場合もそうだと思いますが、管理ってどうしてもないがしろになりがちだと思います。それだと情報がなあなあになり、どれが最新？？あの情報どこいった？となってしまいます。

そうならないために、管理する部署をキチンと作り、第三者が自分の仕事として情報をキチンと管理し、使えるようにする、というのが管理部門の役割です。

私については、技術情報を管理する部署で働いてます。実にバクっとしてて分かりにくいですね（笑）友人・知人に説明する時も毎回苦労します。

具体的な業務があった方が分かりやすいと思うので、代表的なものを以下に記載します。

規定の作成

手順や決め事、フロー、帳票などを関係部署と調整し最後に上長の承認をもらって規定を発行します。規定を管理する規定というものも存在し、その決まりごとに従って作成します。

関係部署との調整は意見が全然ないこともあるんですが、利害が相反する場合も多く、調整が難航し時間がかかる場合も多いです。

調整しきれない場合はドンドン上を巻き込んで調整していくことになります。

規定の管理

規定の発行については色んな部署が行います。規定もいろんな種類があるので、それぞれ業務主管部署が必要な決め事を作って発行するためです。

私たちの仕事は、業務主管部署が発行した規定を管理するという仕事があります。

具体的には規定管理規定の作成、改正。発行された規定が決められた手順、やり方に従って行われているかチェックし、不備があれば修整を依頼する。実状で言うと、決まり事がすごい細かいところまであるので不備っていっぱい出るので、それを相手に説明して理解してもらうのも大変だったりします。

例えばファイル名1つとってもちょっと違うだけで並び順が変わって変なところにいったりしてしまうのでルールに従ったファイル明名を徹底する必要があります。

 管理システム企画・改善

管理する対象があれば、それを何かの方法で管理しないといけません。

それ程数がなく複雑でなければ、EXCEL台帳と共有フォルダでも管理はできます。ちょっとした帳票等であればそう管理されてるものも多いと思います。

それだと不十分な大事な書類、例えば上記で言う規定についてはしっかり管理するために専用のシステムを利用することになります。

システムを既存で売られているものを使うのか？使うにしてもそのまま使うのか？改修をいれるのか？独自システムを準備するのか？
をまず考えないといけません。

既存業務とマッチさせようと思うと改修を入れないといけなくなるのですが、システム構築に費用や時間がかかったり、保守費用も増えたりするのでなかなか難しいところです。

私の経験で言うと、日本企業は独自にしたがりがち、外国企業はできるだけそのまま使うというのが多いです。

使っていくなかで色々改善要望も出てくるので、費用対効果を検討しシステム改善も行っていく必要があります。改善案件もたくさん出てくるのですが、どうしても予算も限られているため、なかなかやり切れないのが悩ましいところです。

管理システム運用

晴れて情報を管理するシステムがリリース出来たとしても当然ながらそれで終わりではありません。今後は、そのシステムを使って実際に運用していかなければいけません。

上述した取り回しの規定を作って、実状に合わせて改正していくのもそうですね。

運用してはじめて分かった使いにくさや出来ないことが分かったりするので、そういった現場の意見からシステム改善にも繋げていきます。

システムを運用するといっても当然単純さきが多いんですが、システムの使い方が分からないといったユーザーからの問い合わせ対応や、システムエラーというのもよくあるのでその対応も必要になります。

急いでやらないといけない時に限ってシステムエラーが出たりするので冷や冷やしたりします。

規定の中身も複雑になってくると、そういった知識をすごい持ってて頼りになる人もいるので、重宝されたりします。きっと、この辺はどこの会社でも同じなんだと思います。

 その他

細かい実作業の内容をまとめた業務マニュアルの作成、改正。ちなみにマニュアルレベルだとEXCELと共有フォルダで管理してますね。

社内打ち合わせ参加、内部・外部監査対応、社外セミナー・勉強会参加とかですかね。

ちなみに家の部署は出張全然ありません。元々半年に1回とかそんなレベルで、コロナの影響でここ1年は完全にゼロです。

出張で外に出て情報収集・交換するのも大事なので、コロナが落ち着いて少しでも行けるようになると良いんですけどね。

 まとめ

私のいる管理部門での働き方を簡単に記載させて頂きました。何となくでもイメージが伝わると嬉しいです。

基本的に管理部門はやって当たり前、やれなかったりミスすると怒られるという立場なので、グチを聞くのも多かったりします。

縁の下の力持ちであるのは間違いないので、自分なりのやりがいをもって改善していきましょう。